Bill Audit Passing Cheque Preparation Printing and Bill Authorization Step by Step Process in Praisa Software

 

Bill Audit, Bill Passing, Cheque Preparation, Cheque Printing and Bill Authorization Step by Step Process in Praisa Software

બિલ ઓડિટ, બિલ પાસિંગ, ચેક બનાવવા, ચેક પ્રિન્ટિંગ અને બિલ ઓથોરાઈઝેશન સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા પ્રાઈસા સોફ્ટવેરમાં

 

ગુજરાત રાજ્યની સરકારી કચેરીઓમાં અધિકારી/કર્મચારીશ્રીઓના પગાર અને વિવિધ ખરીદી અંગેના કન્ટીજન્સી બીલો તથા અન્ય પ્રકારના વિવિધ બીલો બનાવવાની ઓનલાઈન કામગીરી કરવામાં માટે પ્રાઈસા સોફ્ટવેર બનાવવામાં આવેલ છે.

જે અંતર્ગત જેતે વિભાગ/કચેરી દ્વારા બીલો બનાવી બિલ ઓડિટ, બિલ પાસિંગ, ચેક બનાવવા, ચેક પ્રિન્ટિંગ વિગેરે અંગેની કામગીરી કરવામાં માટે સદર તમામ બીલો સબંધિત કચેરીની હિસાબી શાખામાં મોકલવાના થાય છે, જ્યાંથી બનાવી બિલ ઓડિટ, બિલ પાસિંગ, ચેક બનાવવા, ચેક પ્રિન્ટિંગ વિગેરે કામગીરી થયા બાદ જેતે બીલના ઓનલાઈન ચેક કાઢી શકાય છે.

આ કામગીરી માટે જેતે કચેરીના TDO/DDO અથવા વડી કચેરીના યુઝરમાંથી Office અને PLA Account ની માહિતી ભરેલી હોવી જોઈએ.

વધુમાં જેતે હિસાબી કચેરી/શાખા દ્વારા Cheque Management માં ChequeBook ની માહિતી ભરી અને તેનું C.V.A થયેલું ફરજીયાત હોવું જોઈએ, તેમજ Bill Authorization નો રોલ TDO/DDO અથવા જેતે કચેરીના વડાને આપેલો હોવો જોઈએ.

જે માટે કરવાની થતી તમામ પ્રક્રિયા અહિયાં દર્શાવેલ છે જેથી આપને આ કામગીરી કરવામાં સરળતા રહે. આશા છે કે આ પ્રક્રિયા આપને ઉપયોગી થશે.(સમયે સમયે સોફ્ટવેરમાં થતા સુધારા-વધારા અંગે આપની કચેરીની અથવા વડી કચેરીની હિસાબી શાખાનો સંપર્ક કરવાના થાય)

 

Bill Audit બિલ ઓડિટ સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા પ્રાઈસા સોફ્ટવેરમાં ( First Step )

Step:1

સૌ પ્રથમ પ્રાઈસા સોફ્ટવેરની વેબસાઈટ https://praisa.org/Praisa/login જઈ આપની કચેરી પસંદ કરી હિસાબી શાખા(Account Branch) પસંદ કરી Roles માં Bill Audit પસંદ કરી હિસાબીના લોગીન આઈ.ડી અને પાસવર્ડથી લોગીન થવું.

Step:2

લોગીન થયા બાદ Payment ઓપ્શન સિલેક્ટ કરી Bill Entry ઉપર ક્લિક કરી લાગુ પડતા બીલ ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:3

હવે From Date માં બીલની તારીખ પસંદ કરવી અને Search ઉપર ક્લિક કરતા બીલો જોવા મળશે જેતે બીલની સામે ત્રણ ડોટ ઉપર ક્લિક કરી View Details ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:4

View Details ઉપર ક્લિક કરવાથી બીલની વિગત આવશે જેમાં છેલ્લો ઓપ્શન Approval Information ઉપર જઈ Approval ઉપર ક્લિક કરતા બે ઓપ્શન જોવા મળશે જેમાં ૧. Enter Inward Details ઉપર ક્લિક કરતા Inward Number અને Date હિસાબી શાખા પાસેથી મેળવી ભરી દેવી.

ફરીવાર આ પ્રોસેસ ફરીથી કરી Approval ઉપર ક્લિક કરતા બે ઓપ્શન જોવા મળશે જેમાં Approved Send for Bill Passing ક્લિક કરી Yes આપવું અને ફરી આ જગ્યાએ જઈ એક ગ્રીન ટીક થયેલું જોવા મળશે.

 

Bill Passing બિલ પાસિંગ સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા પ્રાઈસા સોફ્ટવેરમાં ( Second Step )

 

Step:1

ફરીથી લોગીન કરી હિસાબી શાખા(Account Branch) પસંદ કરી Roles માં Bill Passing પસંદ કરી હિસાબીના લોગીન આઈ.ડી અને પાસવર્ડથી લોગીન થવું.

Step:2

લોગીન થયા બાદ Payment ઓપ્શન સિલેક્ટ કરી Bill Entry ઉપર ક્લિક કરી લાગુ પડતા બીલ ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:3

હવે From Date માં બીલની તારીખ પસંદ કરવી અને Search ઉપર ક્લિક કરતા બીલો જોવા મળશે જેતે બીલની સામે ત્રણ ડોટ ઉપર ક્લિક કરી View Details ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:4

View Details ઉપર ક્લિક કરવાથી બીલની વિગત આવશે જેમાં છેલ્લો ઓપ્શન Approval Information ઉપર જઈ Approval ઉપર ક્લિક કરી Send for Bill Authorization ઉપર ક્લિક કરવું.

 

Bill Authorization બિલ ઓથોરાઈઝેશન સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા પ્રાઈસા સોફ્ટવેરમાં ( Third Step )

 

Step:1

TDO/DDO અથવા જેતે કચેરીના વડાના લોગીન કરી હિસાબી શાખા(Account Branch) પસંદ કરી Roles માં Bill Authorization પસંદ કરી લોગીન આઈ.ડી અને પાસવર્ડથી લોગીન થવું.

Step:2

લોગીન થયા બાદ Payment ઓપ્શન સિલેક્ટ કરી Bill Entry ઉપર ક્લિક કરી લાગુ પડતા બીલ ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:3

હવે From Date માં બીલની તારીખ પસંદ કરવી અને Search ઉપર ક્લિક કરતા બીલો જોવા મળશે જેતે બીલની સામે ત્રણ ડોટ ઉપર ક્લિક કરી View Details ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:4

View Details ઉપર ક્લિક કરવાથી બીલની વિગત આવશે જેમાં છેલ્લો ઓપ્શન Approval Information ઉપર જઈ Approval ઉપર ક્લિક કરી Bill Authorize ઉપર ક્લિક કરવું.

 

Cheque Preparation ચેક બનાવવા સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા પ્રાઈસા સોફ્ટવેરમાં ( Fourth Step )

 

Step:1

ફરીથી લોગીન કરી હિસાબી શાખા(Account Branch) પસંદ કરી Roles માં Cheque Preparation પસંદ કરી હિસાબીના લોગીન આઈ.ડી અને પાસવર્ડથી લોગીન થવું.

Step:2

લોગીન થયા બાદ Payment ઓપ્શન સિલેક્ટ કરી Bill Payment ઉપર ક્લિક કરી + પ્લસની નિશાની ઉપર ક્લિક કરવું અને Bill Type માં લાગુ પડતા બીલ ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:3

હવે From Date માં બીલની તારીખ પસંદ કરવી અને Search ઉપર ક્લિક કરતા બીલો જોવા મળશે જેમાં જેતે દિવસની તારીખ જોવા મળશે તેની ઉપર ક્લિક કરી જેતે બીલની સામે ત્રણ ડોટ ઉપર ક્લિક કરી View Details ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:4

View Details ઉપર ક્લિક કરવાથી બીલની વિગત આવશે જેમાં છેલ્લો ઓપ્શન Approval Information ઉપર જઈ Approval ઉપર ક્લિક કરતા બે ઓપ્શન જોવા મળશે જેમાં ૧. Enter Inward Details ઉપર ક્લિક કરતા Inward Number અને Date હિસાબી શાખા પાસેથી મેળવી ભરી દેવી અને Send for Cheque Printing ઉપર ક્લિક કરી દેવું.

 

Cheque Printing ચેક પ્રિન્ટિંગ સ્ટેપ બાય સ્ટેપ પ્રક્રિયા પ્રાઈસા સોફ્ટવેરમાં ( Fifth Step )

 

Step:1

ફરીથી લોગીન કરી હિસાબી શાખા(Account Branch) પસંદ કરી Roles માં Cheque Printing પસંદ કરી હિસાબીના લોગીન આઈ.ડી અને પાસવર્ડથી લોગીન થવું.

Step:2

લોગીન થયા બાદ Payment ઓપ્શન સિલેક્ટ કરી Bill Payment ઉપર ક્લિક કરી, હવે From Date માં બીલની તારીખ પસંદ કરવી, Bill Type માં લાગુ પડતા બીલ ઉપર ક્લિક કરી અને Search કરવું.

Step:3

બીલો જોવા મળશે જેતે બીલની સામે ત્રણ ડોટ ઉપર ક્લિક કરી Update Details ઉપર ક્લિક કરવું.

Step:4

Cheque Name માં બીલની વિગત અને રકમ બતાવશે તેની સામે cheque No. માં ચેક નંબર લખવો Clearing Date તારીખ નાખવી અને Cheque Type માં ( A/C Payee, Not Payable in Cash, Bearer) લાગુ પડતું પસંદ કરી Save & Lock ઉપર ક્લિક કરવું.

 

આશા છે કે આ માહિતી આપને ચોક્કસ ઉ૫યોગી થશે.